Die Duplikatsermittlung dient dazu, dass Anfragen, die über verschiedene Großhändler ankommen, innerhalb des eigenen Betriebs nicht doppelt bearbeitet werden müssen. Es werden ähnliche oder doppelte Angaben zu bestehenden Anfragen analysiert. Dadurch erhält man eine Übersicht über die Positionen, die zu vorangegangen Leistungsverzeichnissen identisch sind. Diesen kann man die Artikelnummer inklusive Preis automatisch zuordnen lassen.

Ablauf einer Duplikatsermittlung

Nachdem Sie eine Anfrage erhalten haben und diese im „Aktiv“ Ordner der Anfragenübersicht liegt, können Sie diese öffnen. Im Bearbeitungsdashboard erhalten Sie auf der rechten Seite einen oder mehrere Einträge zu gefundenen Duplikaten, sofern die Anfrage bereits existiert. Sie haben nun verschiedene Bearbeitungsmöglichkeiten. Im ersten Schritt können Sie sich über den Button „Weitere Duplikate“ anzeigen lassen, ob es die Anfrage mehrmals in ePlato gibt.

Sie gelangen anschließend in einer ähnlichen Übersicht wie zuvor im Anfrageneingang. Im oberen Teil des Browserfensters befindet sich Ihre Anfrage, die Sie aktuell bearbeiten. Darunter werden die möglichen Duplikate aufgeführt. Auch hier haben Sie die Option über „Spalteneinstellungen“ Änderungen vorzunehmen.

Im Vergleich zu den Spalten im Anfrageneingang finde Sie hier neue Bezeichnungen vor.

Zuordnung: 

In dieser Spalte wird unterschieden in „nicht bewertet“, „nicht berechnet“, „ausgeschlossen“ und „zugeordnet“. Der Status „nicht berechnet“ beschreibt, dass für diese Anfrage noch keine Berechnung in der Übereinstimmung stattgefunden hat. Hat eine Anfrage den Status „nicht bewertet“, wurde sie bereits berechnet, aber es ist noch keine weitere Aktion erfolgt.

Übereinstimmung:

 Hier wird Ihnen die prozentuale Berechnung der Übereinstimmung zu Ihrer Anfrage angezeigt. Gibt es keine gemeinsamen Positionen und nur minimale Übereinstimmungen in den Stammdaten, wird Ihnen hier kein Wert ausgegeben.

Gleiche Positionen:

An dieser Stelle erhalten Sie einen ersten Überblick über die gemeinsamen Positionen.

Alle anderen Spalten entsprechen der Funktionen aus der Anfragenübersicht.

Was beschreibt die prozentuale Angabe?

Die prozentuale Angabe wird entsprechend der passenden Treffer berechnet. Die Darstellung in der Übersicht erfolgt dann prozentual absteigend. Die Anfrage entspricht erst einem Duplikat ab 60%.

Kann man das Vergleichsangebot öffnen, um einen detaillierteren Einblick zu erhalten?

Wenn Sie bei einem Dokument direkt im Dashboard auf „LV vergleichen“ gehen oder in der Anfragenübersicht eine Anfrage anklicken, erhalten Sie eine Gegenüberstellung der beiden Leistungsverzeichnisse. Wenn Sie sich die jeweiligen Anfragen nochmal konkret vor Augen führen wollen, können Sie diese über „vorhandene Anfrage“ oder „Mögliches Duplikat“ aufrufen. Das Leistungsverzeichnis öffnet sich mit allen Positionen.

Was passiert nachdem Zuordnen des Duplikats?

Nachdem Sie das Duplikat zugeordnet haben, können Sie in die Bearbeitung gehen. Dort finden Sie oben links im Eck die Funktion „Automatisch zuordnen“. Öffnen Sie das Dialogfenster und betätigen Sie „neu berechnen“. Daraufhin erhalten Sie eine Übersicht an gefundenen Artikeln aus dem Duplikat, die Sie dann durch „Zuordnen“ hinzufügen können. Schließen Sie das Fenster mit dem Button „Schließen“ und die Eintragungen sollten im Baum des LVs erscheinen.

Was passiert, nachdem man ein Duplikat ausgeschlossen hat?

Wählen Sie „Duplikat ausschließen“ wird das vorgeschlagene Dokument aus der Liste entfernt. Dem System wird dabei vermittelt, dass diese Positionen nicht als Duplikat gewertet werden.

Kann ich mehrere Duplikate zuordnen?

Sie können einer Anfrage mehrere Duplikate zuordnen. Handelt es sich hierbei um zwei ähnliche Anfragen, die bei manchen Positionen aber unterschiedlich mit Artikelnummern versehen wurden, werden Ihnen bei „Automatisch zuordnen“ zwar Artikel gefunden, die aber unter „mehrdeutige Artikel“ aufgeführt werden und dadurch nicht zugeordnet werden können, da das System nicht entscheiden kann welcher Artikel in diesem Fall der Richtige ist.

Duplikatsermittlung

Übersicht möglicher Duplikate

Vergleich zweier Anfragen