Textvoreinstellungen für Anfragen/Angebote

Die Textvoreinstellung für das Abgeben von Angeboten ermöglicht Ihnen eine firmeneigene Gestaltung standardisierter Texte für Mail und PDF sowie Betreff. Zusätzlich bietet ePlato Ihnen die Option Texte für das Ablehnen oder Beantworten einer Anfrage festzulegen.

Bitte beachten Sie dabei, dass diese Voreinstellungen nur durch einen Firmenadmin bei Ihnen im Unternehmen getroffen werden können.

Um die Textvoreinstellungen für Ihren Schriftverkehr festzulegen, wählen Sie in der Sidebar über „Firmenprofil“ die Funktion „Firma“ aus. Im neuen Fenster wählen Sie „Firmendaten bearbeiten“ und anschließend den Button „Schriftverkehr“. Über „E-Mail-Vorlage bearbeiten“ oder alternativ „PDF-Vorlage bearbeiten“ erreichen Sie das Bearbeitungsfenster mit den drei verschiedenen Eingabemöglichkeiten. Hier können Sie einen Betreff, den Mail- bzw. Vor- oder Schlusstext und das Impressum festlegen. Im Mailkontext handelt es sich bei dem Impressum um die Mailsignatur.

Mit der Funktion „Bausteine“ können Sie vorgegebene Platzhalter im Betreff oder Text setzen, die dann mit den entsprechenden Informationen aus der Anfrage versehen werden.

Bei den Platzhaltern, die sich auf Personendaten beziehen, ist es wichtig, dass jeder Mitarbeiter seine Angaben, wie Telefonnummer usw., gepflegt hat.

Werden keine individuellen Firmen-Einstellungen durch Sie getätigt, verwendet ePlato geeignete Default-Einstellungen für diesen Bereich.

Angebotsabgabe per Mailversand aus ePlato

Bei der Abgabe des Angebots öffnet sich ein neues Fenster. Dort können Sie sowohl die Einstellungen für den Mailversand als auch die Angaben zur PDF Datei überprüfen.

Unter dem Reiter „Einstellungen“ treffen Sie die Auswahl zum Mailversand bzw. Download sowie den Ausgabedateien. Sollte es firmeninterne Einstellungen zur GAEB-Datei geben, wird hier automatisch das Wunschformat gesetzt. Andernfalls können Sie das GAEB-Format, das Sie bevorzugen, auswählen. Zusätzlich können Sie sich das Angebot als PDF aushändigen lassen.

Im Reiter „E-Mail Optionen“ finden Sie die von Ihrem Firmenadministrator gemachten Einstellungen vor. Des Weiteren haben Sie die Wahl weitere Dateien anzuhängen und sich die Mail als Kopie schicken zu lassen.

PDF-Einstellungen können unter „ODF Optionen“ eingesehen und gegebenenfalls verändert werden.

Funktionen wie das Ausgeben von nur bepreisten Positionen oder Artikeltexten sowie die Erstellung des Angebots als Excel Datei können über den Reiter „Weitere Optionen“ vorgenommen werden.

Haben Sie nun alle Vorkehrungen getroffen, kann der Versand des Angebots mit „Angebot abgeben“ abgeschlossen werden.