Zur Anfragenbearbeitung gehört nicht nur das Bepreisen und Erstellen von Angeboten, sondern auch das Ablehnen einer Anfrage, wenn diese nicht bearbeitet werden kann/konnte. Hierzu gibt es für den Anfragenbearbeiter die Möglichkeit in der Anfragenübersicht mehrere Anfragen zu selektieren und gesammelt abzulehnen. Dabei können Sie entweder einzelne Checkboxen anhaken oder oben links mit einem Klick direkt 50 Dateien selektieren. Beachten Sie dabei bitte, dass nicht mehr als 50 Anfragen auf einmal abgelehnt werden können.

Über den Spalten befinden sich verschiedene Funktionen. Bevor eine Anfrage über die Checkbox ausgewählt wird, ist die Funktion „Ablehnen“ ausgegraut. Nach einer getroffenen Auswahl wird diese jedoch aktiv.

Was passiert, nachdem ich auf „Ablehnen“ klicke?

Es öffnet sich ein neues Dialogfenster. Die Absage wird per Mail an den jeweiligen Anfragesteller versendet. Zusätzlich können Sie weiteren Personen die Nachricht in Kopie zukommen lassen.

Es befinden sich in der Regel bereits Voreingestellte firmeninterne Texte im Betreff und Nachrichtenfenster. Sie können jedoch ebenfalls den Mailtext sowie den Betreff anpassen. Dieser wird an alle Adresse der jeweiligen Anfragesteller versendet. Des Weiteren können Sie die Eingangsdaten bzw. von Ihnen zusätzlich erstellten Dateien anhängen.

Bei der Auswahl von Adressaten unterschiedlicher Firmen sind in der Vorschau noch die gewählten Variablen zu sehen, da dies dann erst beim direkten Versand individuell gemäß der Vorauswahl belegt werden kann.

Den gesamten Vorgang bestätigen Sie über „Anfrage ablehnen“.